前言

記得剛開始工作的前幾個月，最常被問到的就是「你有沒有學過專案管理？」身為一個心理系所畢業的新鮮人，當時一直覺得很困惑，明明我做的工作是人資，為何需要學專案管理呢？專案管理不是應該是PM的事情嗎？

直到我開始投入不同的人資專案中，我才發現原來專案管理在人資的工作中無所不在，不論是辦一場校園徵才、規劃一堂課程、舉辦員工活動等，這些都可以是一個專案。不論你是不是這些工作任務的PM，你都應該了解專案管理是如何在其中發揮效用，讓這些工作任務可以順利落幕。

 

人資工作中的專案管理-以招募為例

人資工作中最常被人認識的就是招募，想要進到企業工作，第一關卡就是要跟人資面試。然而，看到這邊也許你會好奇，招募不就是找些人來談談天，然後問一些問題而已，為何需要大費周章扯到專案管理呢？

其實，從一個職缺開立到最終找到適合人選的過程中，所需要經歷的程序和耗費的時間及人力成本是相當龐大的。有的職缺快的話，一個月就能找到人，有的稀缺職缺，甚至可以找個一年半載，都找不到適合人選。如果在這些過程中，沒有做好專案管理，便會會導致用人單位的主管老是抱怨找的人不適任，人資單位老是抱怨主管留不住人，形成兩方老是彼此互相抱怨的窘境。

在招募的工作中，每一個職位的招募都可以視為是一個小專案，而最重要的就是掌握專案管理5W2H的概念，以下就讓我們來一一拆解招募專案的5W2H吧！

What ：要找什麼樣的職位？

首先，最重要的便是與用人單位主管釐清，他需要找什麼樣的人才，這個職位所需具備的職能為何？需要完成什麼樣的工作任務？是否需要特殊條件，如特定科系畢業、所需具備的工作年資、語言能力等。這些項目都確立之後，就可以形成招募職位的工作說明(Job description)，同時也是在確立我們的招募目標。

Why ：為什麼要找這個職務的人？

瞭解用人單位主管的招募動機，是影響招募是否成功的重要關鍵之一。可以從職缺是新設立或遞補兩個面向來梳理，若是新設立的職缺，可以進一步了解組織是否要擴大業務或新的發展走向；若是遞補的職缺，可以多了解前一位離職同仁離開的原因。

Where ：應該要在哪裡曝光職缺？

許多公司的招募職缺都會刊登在常見的104或1111求職平台，不過越來越多的職缺可能在這些平台上未必能找到合適的人選。根據職缺所需人才的特性，於適當的平台上精準曝光，是現在從事招募的人資需要多傷腦筋的部分。

如果今天我們想要找的人才需要具備多元的跨國經驗，透過LinkedIn來曝光職缺反而容易觸及具備跨國公司經歷的人選；如果我們想要的是大量招聘儲備幹部人員，主攻打市場是剛畢業的新鮮人，各大校園的臉書社群、學校官網公布欄，便會是主要的曝光管道。

When ：要在什麼時機點做哪些事情？

每年度招募都會有幾個旺季，例如三、四月的校園招募博覽會、農曆年後的轉職潮，這些都是讓招募可以好好把握徵才的好時機。如何在這些關鍵的時間點，更積極的曝光職缺，用更吸睛的行銷方式來宣傳雇主品牌形象，都很考驗事前有沒有預先做規劃。

Who ：每個招募環節會由誰做、關鍵溝通對象是誰？

很多人以為招募只要負責解決找到人來面試就好，但其實在正式面談前，所需要準備的程序是很多的。除了要與用人單位梳理出要尋找的人才，還要確認單位的人事成本是否足以聘雇新的人力，這裡則會牽扯到任用單位及組織設計；同時也需要與薪酬單位確認該職缺的薪資範圍，才有辦法找到在面談時，提供足夠吸引人才的籌碼。

待確認要聘雇人才後，還必須再請薪酬單位評估薪水，任用單位則是需要處理勞健保等相關事宜。最後，等到人員確認報到後，還必須與總務單位確認新人到職後的座位、電話、電腦設備等。

每一個溝通的流程，其實都會牽涉到招募的效率，倘若有一個環節拖延了，就有可能導致人才被其他競爭對手搶走，或是因為等的太久，而讓人才覺得企業不夠有效率。

How／How Much： 該用什麼方法達成目標？會耗費多少成本？

該怎麼在預定時間內找到適合的人選？每一個階段的程序如何處理和溝通？人事費用成本是多少？職缺刊登的費用是多少？時間成本是多少？這些都是在招募過程中所需要考量的環節，這些問題是否能夠在招募啟動前思考清楚，將決定招募的品質。

很多時候業務單位主管常會抱怨，怎麼人資提供的履歷都不太符合實務需求，或是主管可能想要找具備一定經驗的人才，但是獵頭公司給的履歷與自己想要的人才相差甚遠。如何縮短實務在找人時與主管期待的落差，除了前期與主管的目標對焦，選對方法會比盲目地依循傳統於各大人力網站廣撒職缺還要更重要。

人資工作不該只是專注在自己的領域就好

人資工作者經常會陷入的狀況是，不斷地鑽研各種人資專業領域的理論、架構，一看到別家公司有推出新的方法制度，就想要急著導入內部。可是，卻容易忘了去傾聽，我們最大的內部客戶，也就是業務單位的需求，甚至根本對於業務單位的人才特性一竅不通，以往總是很多人會說「人資就是不接地氣呀！根本不知道我們業務單位的需求」。

所謂隔行如隔山，不同的單位需要的人才往往大不相同，更何況是不同產業的公司。許多時候專家提出來的人力資源框架理論，可能只適用在具備某種特性的公司，未必全盤通用，如何能夠將理論落地執行，還是需要先回歸業務單位去釐清需求在哪？缺口在哪？

而該如何接地氣地瞭解業務單位所需，則需考驗人資對於業務單位專業領域是否夠瞭若指掌。如何評估自己是否瞭解業務單位，可以從以下幾個問題來審視，例如對於業務單位的組織概況是否了解、瞭解業務單位的工作在做哪些事情、需要具備哪些專業能力的人才、現階段的業務目標為何等。

如果面對這些問題，無法順利的答出，這就表示還不夠了解我們的內部客戶。也許你會問，人資不就是等業務單位提出問題，我們再針對他們的需求給予服務就好，為何需要了解那麼多？這樣不是自找麻煩嗎？

倘若你的心中有這樣的疑問，這就是為何過往許多業務單位總覺得人資幫不上什麼大忙的關鍵因素。若身為人資總是等到業務單位急著火燒屁股時，才來為其想辦法，不僅沒辦法好好對陣下藥，常常都是處在救火的情況下，其實很難真的建立好完善的人力資源制度。長期下來，業務單位對於人資團隊的信任也會逐漸下降。

如果我們能夠在業務單位緊急需求發生之前，就能夠透過事先觀察的種種跡象，而給予業務單位提醒及建議，不僅能夠大幅提升部門人力資源的穩定度，對於業務單位來說也能夠為其省下諸多重新培育人才的成本。近年來，許多企業也開始透過建置人力資源看板，來即時偵測業務單位的人力資源狀況，同時也會透過許多日常的指標，如單位的加班時數、人員出缺勤狀況、關鍵人才的留任率等，來偵測人員異常狀況。

現在開始，就讓我們透過專案管理工具，來細細檢視每個工作環節之間的重要關鍵人是誰，掌握關鍵需求，成為業務單位最佳的人力資源夥伴吧！

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